Für Buchhaltungsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Außerdem ist im Jahresabschluss für zukünftige Kosten der Aufbewahrung entsprechender Unterlagen eine Rückstellung zu bilden. Mit dem 31. Dezember 2003 ist die Aufbewahrungsfrist für eine ganze Reihe von Unterlagen abgelaufen.

Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus dem Jahr 1997 oder früher;

sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 1997 oder früher.

Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen, in denen die letzte Eintragung 1993 und früher erfolgte;

Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und entsprechende Arbeitsanweisungen, die 1993 oder früher aufgestellt wurden;

Buchungsbelege aus dem Jahr 1993.

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Das heißt, dass innerhalb dieses Zeitraums der Zugriff auf diese Daten möglich sein muss. Für Sie bedeutet das, dass bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV darauf geachtet werden sollte, dass die entsprechenden Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiterhin bestehen bleiben.

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt darüber hinaus für Aufzeichnungen, die für ab dem 1. Januar 2003 beginnende Wirtschaftsjahre über Art und Inhalt von Geschäftsbeziehungen mit nahe stehenden Personen bei Auslandsbeteiligungen zu führen sind. Entsprechende Aufzeichnungen können schriftlich oder in elektronischer Form erstellt werden.