Schon 2002 hatte der Bundesfinanzhof entschieden, dass Unternehmen für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung bilden müssen. Diese Verpflichtung hat der Bundesfinanzhof jetzt präzisiert: Für die Berechnung der Rückstellung sind nur diejenigen Unterlagen zu berücksichtigen, die zum betreffenden Bilanzstichtag entstanden sind. Außerdem bemisst sich die voraussichtliche Aufbewahrungsdauer grundsätzlich nach den steuerrechtlichen Vorschriften in der Abgabenordnung.

Wer sich auf eine voraussichtliche Verlängerung der Aufbewahrungsfrist beruft, muss die tatsächlichen Voraussetzungen dafür darlegen. Damit hat der Bundesfinanzhof gegen einen Apotheker entschieden, der für die Rückstellung einfach die jährlichen Aufbewahrungskosten verzehnfacht hat. Weil aber zukünftig entstehende Unterlagen nicht in die Rückstellung einfließen können und die Aufbewahrungsfristen unterschiedlich lang sind, kommt die von der Finanzverwaltung angewendete Berechnungsmethode zum Ansatz, bei der die jährlichen Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden.