Eigentlich sollte man meinen, dass zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts mittlerweile alles gesagt ist. Doch das Bundesfinanzministerium hat neuen Regelungsbedarf ermittelt, weil sich die bisherigen Verwaltungsanweisungen primär mit der Handhabung von Reisekosten bei Arbeitnehmern beschäftigt haben. Das Ministerium erklärt daher nun in einem neuen Schreiben die ertragsteuerlichen Folgen der Reform bei Unternehmern. Dabei geht es zum einen um Reisekosten allgemein, zum anderen um die Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte.

Bei den Reisekosten gelten im Wesentlichen dieselben Regeln wie bei der Lohnsteuer für Arbeitnehmer. Lediglich bei den Verpflegungsmehraufwendungen gibt es eine detailliertere Regelung. Ähnlich wie Arbeitnehmer dürfen Unternehmer Verpflegungsmehraufwendungen nur ansetzen, wenn sie außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Betriebsstätte tätig werden. Ist in einer Leistung (z.B. Hotelrechnung oder Tagungspauschale) auch eine Verpflegung enthalten, die auf der Rechnung nicht separat ausgewiesen ist, dann ist der Betriebsausgabenabzug für die Rechnung um die anteilige Verpflegungspauschale zu kürzen. Für ein Frühstück sind das 20 % und für Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der Pauschale, was im Inland derzeit 4,80 Euro für ein Frühstück und je 9,60 Euro für die beiden anderen Mahlzeiten entspricht.

Hauptthema der Verwaltungsanweisung sind aber die Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie die Definition der ersten Betriebsstätte. Wie bei Arbeitnehmern gelten für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte die Regeln zur Entfernungspauschale. Wegen der Gleichbehandlung von Arbeitnehmern und Unternehmern gilt hier aber nicht der allgemeine steuerliche Betriebsstättenbegriff, denn der würde auch Zweigniederlassungen und andere ortsfeste Betriebseinrichtungen umfassen.

Stattdessen sieht das Schreiben eine ähnliche Regelung wie bei Arbeitnehmern vor: Betriebsstätte im Sinne der Vorschrift ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Unternehmers, des Auftraggebers oder eines vom Auftraggeber bestimmten Dritten, an der oder von der aus die Tätigkeit dauerhaft ausgeübt wird. Es muss sich also nicht um eine Einrichtung des Unternehmens handeln. Als Betriebsstätte gilt daher auch eine Bildungseinrichtung, die für ein Vollzeitstudium oder eine Vollzeitausbildung aufgesucht wird. Ein häusliches Arbeitszimmer ist aber keine Betriebsstätte.

Ein Unternehmer kann zwar an mehreren Betriebsstätten tätig sein, allerdings gilt für jeden Betrieb höchstens eine ortsfeste betriebliche Einrichtung als erste Betriebsstätte, für die die Entfernungspauschale zur Anwendung kommt. Gibt es für einen Betrieb mehrere Tätigkeitsstätten, die in Frage kommen, ist die erste Betriebsstätte die Tätigkeitsstätte, an der der Unternehmer regelmäßig arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden will. Treffen diese Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten zu, dann ist die der Wohnung am nächsten gelegene Tätigkeitsstätte die erste Betriebsstätte. Die Fahrten zu weiter entfernt liegenden Tätigkeitsstätten gelten damit als Auswärtstätigkeiten.

Dauerhaft ist die Ausübung der Tätigkeit am jeweiligen Ort dann, wenn sie unbefristet, für die gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit oder voraussichtlich für mehr als 48 Monate ausgeübt wird. Findet die Tätigkeit beim Kunden statt, kann die Dauer des Auftragsverhältnisses als Prognosegrundlage dienen. Wird das Auftragsverhältnis später verlängert, ist die Prognose für zukünftige Zeiträume neu zu treffen. Bereits vergangene Tätigkeitszeiträume bleiben bei der Prüfung des 48-Monatszeitraums unberücksichtigt. Fällt die Tätigkeit aufgrund unerwarteter Ereignisse kürzer aus, hat das keine rückwirkenden Auswirkungen auf die Prognose.

Wie bei Arbeitnehmern kann es aber auch bei Unternehmern den Fall geben, dass gar keine erste Betriebsstätte existiert. Wird der Unternehmer nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder an einer nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtung (Fahrzeug, Schiff etc.) betrieblich tätig, sind die Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte grundsätzlich unbeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar. Allerdings gibt es eine Einschränkung: Wenn der Unternehmer im Rahmen seiner Tätigkeit täglich denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet aufsucht, sind die Fahrtkosten für Fahrten bis zu diesem Ort oder dem nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet nur in Höhe der Entfernungspauschale abziehbar.